Sveikinu! Jei skaitote šį straipsnį, tikėtina, kad stovite prie savo verslo slenksčio – jaudinantis ir kartu kiek baugus momentas. Tarp daugybės sprendimų, kuriuos tenka priimti steigiant naują verslą, apskaitos sistemos pasirinkimas gali pasirodyti ne pats svarbiausias. Tačiau leiskite patikinti – tai vienas iš tų ankstyvų sprendimų, kurie darys įtaką jūsų verslui ilgus metus.
Kodėl apskaitos programos pasirinkimas svarbus nuo pirmos dienos
Galite pamanyti – „mano verslas dar visai mažas, gal pradžioje užteks ir Excel lentelės?” Atvirai pasakius, taip, pradžioje galbūt ir užteks. Bet pagalvokite apie tai kiek toliau:
- Kiek laiko sugaišite kuriamoms lentelėms tobulinti?
- Kaip greitai peržengsite jų galimybių ribas?
- Ar tikrai norite kasdien sukti galvą dėl formulių klaidų ir nesutampančių skaičių?
- Kiek kainuos pereiti prie tinkamos sistemos vėliau, kai duomenų jau bus daug?
Maža to, profesionali apskaitos sistema jau nuo pradžių padės:
- Išvengti tipinių pradedančiųjų klaidų
- Efektyviau planuoti mokesčius
- Geriau suprasti verslo finansinę būklę
- Sutaupyti brangaus laiko, kurį galėsite skirti tam, ką mokate geriausiai – savo verslui auginti
Nuo ko pradėti renkantis?
1. Įvertinkite savo verslo sudėtingumą
Prieš naršant apskaitos programų pasiūlą, verta nuoširdžiai įvertinti savo verslą:
- Ar prekiaujate produktais, ar teikiate paslaugas?
- Ar turite (ar planuojate turėti) darbuotojų?
- Ar veikiate tik vietinėje rinkoje, ar planuojate plėstis tarptautiniu mastu?
- Ar jūsų veikla priklauso specifinei pramonės šakai su ypatingais apskaitos reikalavimais?
Jei jūsų atsakymai rodo, kad verslas gana paprastas (pvz., individualus paslaugų teikėjas vietinėje rinkoje), paprastesnė sistema gali būti visiškai pakankama. Tačiau jei turite sudėtingesnių elementų, verta investuoti į lankstesnį sprendimą.
2. Numatykite augimą
Viena dažniausių pradedančiųjų klaidų – pasirinkti sistemą, kuri tinka tik dabartiniam verslo etapui. Problema? Verslas auga, o apskaitos programa tampa ribojančiu faktoriumi.
Pamąstykite:
- Kur matote savo verslą po 2-3 metų?
- Ar planuojate plėstis į naujas rinkas?
- Ar ateityje priimsite naujų darbuotojų?
- Ar diversifikuosite savo produktų ar paslaugų asortimentą?
Geriausia apskaitos programa naujam verslui yra tokia, kuri gali augti kartu su jūsų verslu, todėl nuo pat pradžių ieškokite modulinės sistemos, kurią galėsite plėsti pagal poreikį.
3. Funkcijos, į kurias verta atkreipti dėmesį
Naujiems verslams rekomenduoju atkreipti dėmesį į šias pagrindines funkcijas:
Paprastumas ir vartotojo draugiškumas
- Intuityvi navigacija
- Minimalus mokymosi laikas
- Vizualiai patrauklūs ir suprantami rodiklių skydeliai
- Gerai dokumentuota pagalba naujokams
Pagrindinės finansinės funkcijos
- Sąskaitų išrašymas ir valdymas
- Išlaidų sekimas
- Banko operacijų importas ir suderinimas
- Pagrindinės finansinės ataskaitos (pelno/nuostolio, balansas)
- PVM ir kitų mokesčių skaičiavimas
Augimą palaikančios funkcijos
- Darbo užmokesčio modulis (net jei dabar nenaudosite)
- Atsargų valdymas (produktų verslams)
- Projektų valdymas (paslaugų verslams)
- API integracija su kitomis verslo sistemomis
- Daugiavaliutinis funkcionalumas (jei planuojate tarptautinę veiklą)
Svarbu paminėti, kad kokią apskaitos programą pasirinkti konkrečiam naujam verslui, labai priklauso nuo individualių poreikių. Universalaus sprendimo, tinkančio visiems, paprasčiausiai nėra – tai, kas puikiai tinka draugui, nebūtinai bus idealu jūsų verslui.
4. Biudžeto planavimas
Kaina dažnai būna lemiamas veiksnys naujiems verslams, tačiau svarbu mąstyti apie tai kaip apie investiciją, o ne tik išlaidas:
- Pigesnė programa gali kainuoti daugiau laiko dėl riboto funkcionalumo
- Brangesnė programa gali turėti funkcijų, kurių jums dar ilgai nereikės
- Prenumeratos modeliai leidžia pradėti nuo mažesnio mokesčio ir augti palaipsniui
- Kai kurios programos siūlo specialias nuolaidas ar net nemokamus planus startuoliams
Idealiu atveju, ieškokite programos, kuri siūlo skirtingus planus – nuo bazinio iki išplėstinio, ir leidžia lengvai pereiti į aukštesnį planą augant verslui.
5. Debesijos sprendimai vs. įdiegiamos programos
Šiandieniniame verslo pasaulyje debesijos (cloud) sprendimai dažnai yra pranašesni naujiems verslams:
- Mažesnės pradinės investicijos (nereikia serverių ar brangios IT infrastruktūros)
- Automatiniai atnaujinimai ir palaikymas
- Prieiga iš bet kur (ypač svarbu augančiam verslui su nuotoliniais darbuotojais)
- Lengvesnis bendradarbiavimas su buhalteriu ar finansų konsultantu
- Geresnis saugumas ir atsarginės kopijos
6. Buhalteriniai niuansai
Nors techniniai aspektai svarbūs, nepamirškite, kad apskaitos programa pirmiausia turi atitikti jūsų šalies apskaitos standartus ir mokesčių reikalavimus:
- Ar programa pritaikyta Lietuvos apskaitos standartams?
- Ar ji automatiškai atsinaujina pagal besikeičiančius mokesčių įstatymus?
- Ar generuoja VMI reikalaujamas ataskaitas?
- Ar palaiko elektroninių sąskaitų faktūrų sistemą?
7. Integracijos su kitomis sistemomis
Net jei pradžioje naudosite tik apskaitos programą, ilgainiui greičiausiai prireiks integracijos su kitomis verslo sistemomis:
- El. komercijos platforma (jei pardavinėsite internetu)
- CRM sistema (klientų valdymui)
- Darbo laiko apskaitos įrankiai
- Banko API
- Mokėjimo surinkimo sistemos
Gera apskaitos sistema turėtų lengvai integruotis su šiais įrankiais, taupydama jūsų laiką ir mažindama klaidų tikimybę.
Praktiniai žingsniai renkantis apskaitos programą pradedančiam verslui
Teorija teorija, bet kaip visa tai pritaikyti praktiškai? Štai konkretūs žingsniai:
- Sudarykite reikalavimų sąrašą – surašykite visas funkcijas, kurios jums būtinos dabar ir gali būti reikalingos ateityje
- Išbandykite bent 3 skirtingas programas – dauguma siūlo nemokamą bandomąjį laikotarpį
- Pakonsultuokite su buhalteriu – jų praktinė patirtis neįkainojama
- Perskaitykite kitų pradedančiųjų atsiliepimus – ypač tų, kurių verslo modelis panašus į jūsų
- Įsitikinkite dėl palaikymo kokybės – išbandykite, kaip greitai ir kompetentingai atsakoma į jūsų klausimus
Paskutinė pastaba
Pasirinkę tinkamą apskaitos programą nuo pat verslo pradžios, užsitikrinsit tvirtą finansinį pagrindą. Nevertinkite šio pasirinkimo kaip tik techninio sprendimo – gera finansų sistema yra strateginis įrankis, padėsiantis priimti teisingus verslo sprendimus tiek dabar, tiek tolimoje ateityje.
Ir atminkite – nors programa svarbi, ji nepakeis gero buhalterio ar finansų konsultanto, ypač sudėtingesniais mokesčių ar finansinio planavimo klausimais. Geriausia strategija – puiki apskaitos programa ir patikimas finansų specialistas, kurie kartu augina jūsų verslą.
Sėkmės pradedant savo verslo kelionę ir renkantis apskaitos sprendimą, kuris augs kartu su jumis!
