Skaitmenizacija neabejotinai pakeitė biurų darbo procesus. Dokumentai perkeliami į debesiją, naudojamos el. parašų sistemos, popieriniai archyvai tampa praeitimi. Vis dėlto, nepaisant šių pokyčių, spausdintuvai biuruose išlieka nepakeičiama darbo dalimi. Verslo aplinkoje, kurioje informacija privalo būti lengvai prieinama ir saugi, fizinių dokumentų poreikis neišnyksta, o dažnai tampa dar aktualesnis.
Popieriaus atsisakymas ir realybė
Pastaraisiais metais daugelis organizacijų ėmėsi iniciatyvų, siekdamos sumažinti spausdinimą. Tikslas buvo kilnus – sumažinti išlaidas, padidinti efektyvumą, apsaugoti gamtą. Tačiau realybė parodė, kad visiškas atsisakymas nėra taip lengvai įgyvendinamas.
Skaitmeninės dokumentų valdymo sistemos yra patogios, tačiau daugelis darbuotojų vis dar teikia pirmenybę spausdintiems dokumentams susitikimų, sutarčių ar teisiniams procesams metu. Be to, kai kuriuose sektoriuose, pavyzdžiui, teisėje, finansuose ar medicinoje, popieriniai dokumentai išlieka privalomi.
„Nors skaitmenizacija suteikia daug galimybių, mūsų tyrimai rodo, kad vidutinė įmonė vis dar spausdina daugiau nei 10 000 puslapių per metus. Tai reiškia, kad verslui reikia efektyvių ir ekonomiškų spausdinimo sprendimų.“ – Konica Minolta.
Kada spausdinimas yra būtinas
Net ir pažangiausi verslai susiduria su situacijomis, kai skaitmeniniai sprendimai negali visiškai pakeisti spausdinimo.
- Teisiniai ir reguliavimo reikalavimai – Daugelis dokumentų vis dar turi būti pasirašyti ir saugomi fizine forma dėl teisinės galios.
- Klientų aptarnavimas – Kai kuriuose sektoriuose klientai tikisi gauti popierines ataskaitas, sutartis ar kitus dokumentus.
- Saugumo ir duomenų apsaugos klausimai – Nors debesijos sprendimai yra patogūs, jautri informacija dažnai geriau apsaugoma fiziškai, nei laikoma internete.
- Mokymosi ir darbo efektyvumas – Tyrimai rodo, kad žmonės lengviau įsisavina informaciją skaitydami iš popieriaus, o ne iš ekrano.
- Dokumentų peržiūra ir taisymas – Redaguojant ar tvirtinant svarbius dokumentus, daugelis profesionalų vis dar renkasi spausdintas versijas.
Kaip spausdintuvų nuoma prisideda prie modernios biuro aplinkos
Šiandien verslas ieško sprendimų, kurie leistų turėti patikimą spausdinimo įrangą be didelių investicijų į jos įsigijimą ir priežiūrą. Būtent čia į pagalbą ateina spausdintuvo nuoma – paslauga, leidžianti naudotis modernia įranga pagal poreikį.
Verslas gali pasirinkti įrenginį pagal spausdinimo apimtis, dokumentų saugumo poreikius ar net ekologinius sprendimus. Be to, nuomos modelis leidžia įmonėms lengviau keisti įrangą į naujesnę, kai to reikia, išvengiant didelių vienkartinių investicijų.
„Klientai vis dažniau renkasi nuomos modelį, nes jis leidžia turėti naujausią įrangą be rūpesčių dėl priežiūros. Be to, tai užtikrina didesnį kaštų skaidrumą ir lengvesnį spausdinimo valdymą.“ – Konica Minolta.
Efektyvus popieriaus naudojimas skaitmeniniame amžiuje
Vietoj to, kad bandytų visiškai atsisakyti spausdinimo, įmonės turėtų siekti optimizuoti popieriaus naudojimą. Tai apima geresnę spausdinimo kontrolę, ekologiškesnių medžiagų pasirinkimą ir išmanias dokumentų valdymo sistemas, kurios padeda mažinti nereikalingų spausdinimų kiekį.
Šiuolaikiniai spausdintuvai siūlo funkcijas, kurios padeda efektyviau valdyti popieriaus sąnaudas – automatizuotą dvipusį spausdinimą, debesijos integraciją, leidimo spausdinti tik po vartotojo autentifikavimo mechanizmus. Tai padeda ne tik sumažinti popieriaus naudojimą, bet ir užtikrinti didesnį saugumą.
„Svarbiausia – ne visiškai atsisakyti spausdinimo, o naudoti jį išmintingai. Mūsų klientai, diegdami optimizuotas spausdinimo strategijas, sumažina popieriaus sąnaudas vidutiniškai 30 proc.“ – Ekspertai.
Koks yra popieriaus vaidmuo ateities biure
Technologijų pažanga neišvengiamai keičia darbo metodus, tačiau ar tai reiškia, kad artimiausiais metais visiškai atsisakysime popierinių dokumentų? Ar verslas gali funkcionuoti tik skaitmeninėje erdvėje, neatsisakydamas patikimų fizinių dokumentų? O galbūt popierius ir toliau išliks svarbia verslo dalimi, tiesiog taps efektyvesnis ir ekologiškesnis?