Jei vis dar naudojate tradicinį popierinių dokumentų pateikimo būdą, atėjo laikas apsvarstyti galimybę pereiti prie elektroninės padavimo sistemos. Galbūt jūsų biuras yra senoji mokykla? O gal jūsų viršininkui tiesiog reikia šiek tiek pastūmėti teisinga kryptimi? Kad ir kokia būtų priežastis laikyti visą tą popierių, skirkite šiek tiek laiko ir sužinokite apie kai kuriuos elektroninės bylų sistemos diegimo biure privalumus.
Pagerintas saugumas ir atitiktis. Vienas iš didžiausių elektroninės rinkmenų sistemos privalumų yra galimybė laikyti failus indeksuotus. Tai reiškia, kad kiekvienas dokumentas, įvestas į sistemą, yra suskirstytas į kategorijas ir registruojamas pagal konkrečias savybes (kurias gali apibrėžti jūsų verslas). Pavyzdžiui, personalo skyrius gali suskirstyti kiekvieną dokumentą į kategorijas, kurį darbuotoją jis atitinka, kartu nurodydamas dokumento tipą (I-9, W-2, veiklos apžvalgą ir kt.) ir galbūt galiojimo datą, kada tas dokumentas turi būti atnaujintas. Tokiu būdu jums suteikiama visiška kontrolė, kurie darbuotojai gali pasiekti konkrečią informaciją. Galbūt vadovai gali pasiekti tik tokius dalykus kaip lankomumo įrašai ir veiklos apžvalgos, tačiau jūsų personalo direktorius turi daug platesnes prieigos teises.
Kad ir kokios verslo taisyklės būtų taikomos jūsų skyriuje ir konkrečioje situacijoje, elektroninė rinkmenų sistema leidžia lengvai įdiegti šias SOP tiesiai į sistemą. Žengiant žingsnį toliau, daugumoje elektroninių bylų sistemų yra papildomų saugos funkcijų, kurios automatizuoja atitiktį. Pavyzdžiui, audito seka yra funkcija, kuri veikia fone ir seka kiekvieną veiksmą, kurį vartotojas atlieka sistemoje, taip pat kiekvieną sistemos atliekamą veiksmą. Tai svarbi daugelio pramonės šakų ir skyrių atitikties funkcija. Saugos sistemos slaptažodžiu, versijų kontrolė ir saugus failų bendrinimas taip pat yra daugelyje elektroninių rinkmenų sistemų, kurios padeda automatiškai laikytis taisyklių. Momentinis failų gavimas. Elektroninės sistemos pliusas yra tas, kad, kadangi jūsų dokumentai yra indeksuojami, failų paieška tampa akimirksniu. Jei norite surinkti visą konkretaus kliento ar darbuotojo failų aplanką, nesikrapšykite savo dokumentų spintoje; tiesiog pradėkite vesti jų vardą į sistemą. Akimirksniu turėsite jų failą po ranka.
